In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Wertefluss des Obligos im Beschaffungsprozess im SAP System aufgebaut ist und wie Sie das SAP Obligo analysieren können.
Obligos in SAP sind vertragliche Verpflichtungen, die z. B. durch eine Bestellanforderung oder durch eine getätigte Bestellung hervorgerufen werden und somit zu zukünftigen Kosten führen. Die Istkosten entstehen, sobald die Ware geliefert wird oder die Faktura eingeht. Obligos in SAP repräsentieren somit voraussichtliche Kosten, die dem Budget zugeordnet werden können.
Das Obligo in SAP betrachtet die zukünftig prognostizierten Istkosten, die sich beispielsweise aus einem verbindlichen Kontrakt oder einer aufgegebenen Bestellanforderung (Abkürzung: Banf) oder Bestellung ergeben können. Diese Kosten sind in der Finanzbuchhaltung nicht sofort erkennbar, sondern werden erst im Finanzwesen gebucht, wenn eine entsprechende Rechnung eingegangen ist oder eine Zahlung geleistet wird. Im Bereich des Controllings ermöglicht SAP jedoch eine frühzeitige und automatisierte Erfassung des Obligos. Das SAP Obligo enthält die zu erwarteten Kosten bereits im Vorfeld und kann somit das Obligo in Berichten und Auswertungen reporten. Dadurch erhalten Unternehmen eine bessere Transparenz über ihre finanziellen Verpflichtungen und können fundierte Entscheidungen treffen, basierend auf einer umfassenderen Sicht auf ihre finanzielle Lage.
Die drei Varianten des SAP Obligos im Beschaffungsprozess
Das Obligo erfasst die zukünftigen Kosten von Beschaffungsprozessen (Bestellanforderung, Bestellung) und weist sie verschiedenen betriebswirtschaftlichen Kontierungsobjekten zu.
Das SAP Obligo können Sie auf einen Auftrag, Kostenstelle oder einem PSP-Element erfassen. Diese Art der Erfassung nennt man auch Vorkontierung. Folglich ergeben sich die folgenden drei Obligo Varianten:
- Auftragsobligo
Die Kontierung des SAP Obligos wird auf einen Auftrag durchgeführt. - Kostenstellenobligo
Das SAP Obligo wird Vorab in Bezug zu einer Kostenstelle kontiert - Projektobligo
Das SAP Obligo wird auf ein Projekt bzw. PSP-Element erfasst.
Entstehung des Obligos – Wann wird das SAP Obligo gebildet?
- Bestellanforderungen (Banf-Obligo):
Das Obligo in Bezug der Bestellanforderungen definieren den innerbetrieblichen Bedarf an Material oder Dienstleistungen und können jederzeit angepasst werden. - Bestellungen (Bestellobligo):
Hierbei handelt es sich um vertragliche Aufforderungen an Lieferanten, bestimmte Waren oder Dienstleistungen unter festgelegten Bedingungen bereitzustellen. Änderungen nach Abschluss des Vertrags nicht mehr kurzfristig möglich. - Mittelbindungen (Mittelbindungsobligo):
Diese reservieren Mittel für potenzielle Kosten, die noch nicht einem spezifischen betriebswirtschaftlichen Vorgang zugeordnet werden können, wie etwa einer Bestellung oder Bestellanforderung.
Unterschied des mengenproportionalen und wertproportionalen SAP Obligos
Wenn die Bestellmenge maßgeblich für den Abbau des Obligos ist, wird in SAP Jargon von einem mengenproportionalen Obligo gesprochen.
Wenn Bestellwerte, Lieferwerte und Rechnungswerte den Abbau eines Obligos in SAP zugrunde liegen sollen, wird der Begriff wertproportionales Obligo angewandt.
Wie können Sie nun diese mengenproportionalen und wertproportionalen Obligos im SAP System customizen bzw. definieren?
Das mengenproportionalen und wertproportionalen SAP Obligo können Sie mit der Transaktion CUNI customizen. Alternativ können Sie die Transaktion über den SPRO-Menüpfad ABAP Platform > Allgemeine Einstellungen > Maßeinheiten prüfen erreichen.
Aufbau des SAP Obligos betreffend einer Bestellung
- Einzelbestellungen umfassen eine detaillierte Beschreibung der bestellten Artikel sowie einen vereinbarten Liefer- oder Leistungstermin.
- Im Fall von Abrufen im Rahmen von Rahmenverträgen wird der konkrete Bestelltermin nicht im Voraus festgelegt, sondern erst bei Bedarf für eine Lieferung. Bestellobligationen werden anhand des voraussichtlichen Liefertermins, anstelle des Erfassungsdatums, der Bestellung erstellt.
- Bezugsnebenkosten, wie beispielsweise Frachten, Zölle und Verpackungskosten, werden separat erfasst und können je nach Herkunft separat ausgewiesen werden. Die Trennung von Bestellung und Bezugsnebenkosten ermöglicht die transparente Darstellung der verschiedenen Währungen, in denen Kosten bzw. das SAP Obligo anfallen können.
- Mit der Funktion Mehrfachkontierung können Sie einer Bestellposition in der Einkaufskomponente mehrere Kontierungsobjekte zuweisen, beispielsweise um die Kosten einer Position auf mehrere Aufträge oder Kostenstellen zu verteilen. Das SAP System aktualisiert die Bestellobligation (Obligos) entsprechend auf den zugehörigen Kontierungsobjekten.
- Sie können die Kontierung einer Bestellposition ändern, solange noch keine Istkosten entstanden sind, d.h. bevor ein Wareneingang oder Rechnungseingang verbucht wurde. In diesem Fall wird das Bestellobligo auf dem neuen Kontierungsobjekt ausgewiesen.
Abbau des SAP Obligos im Einkauf
Der Zeitpunkt für den Abbau von Obligos in der Bestellung und die Erfassung von Istkosten wird durch das Wareneingangskennzeichen (WE-Kennzeichen) in der Bestellung bestimmt.
- Wenn das WE-Kennzeichen gesetzt ist, wird das SAP Obligo beim Wareneingang abgebaut.
- Wenn das WE-Kennzeichen nicht gesetzt ist, wird das SAP Obligo beim Rechnungseingang abgebaut.
- Das System baut Bestellobligos proportional ab, wenn ein Waren- oder Rechnungseingang zu einer Bestellung erfasst wird.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den kompletten Obligo-Abbau durchzuführen:
- Beim Wareneingang, wenn die gesamte Menge geliefert wurde und keine weitere Lieferung erwartet wird.
- Beim Rechnungseingang und gleichzeitigen setzen des Kennzeichen „abgeschlossen“
- Durch Setzen des Endlieferungskennzeichens in der Bestellposition, wenn die gesamte Menge nicht geliefert wird und keine weitere Lieferung erwartet wird.
- Sperren einer Bestellposition, um einen Wareneingang zu verhindern, solange noch keine Ware oder Rechnung eingegangen ist. Möglich bis die erste Ware oder Faktura eingegangen ist.
- Wenn die Bestellposition gelöscht wird:
Löschen einer Bestellposition, wobei diese zunächst inaktiv im System verbleibt. Offene Positionen können nur gelöscht werden, wenn das Endlieferungskennzeichen gesetzt wurde und keine ausstehenden Lieferungen oder Rechnungen vorhanden sind.
Vier Möglichkeiten um das Obligo im SAP System im Detail zu analysieren
